DEF projektets begyndelse
Kulturministeriet, Undervisningsministeriet og Forskningsministeriet nedsatte i maj 1996 i fællesskab en tværministeriel IT-arbejdsgruppe, der havde til formål at gennemføre en konsulentundersøgelse af vilkårene for at videreudvikle en række forskningsbiblioteker til elektroniske forskningsbiblioteker, således at de sammen kunne virke som et integreret forskningsbibliotek.
Arbejdsgruppen bestod af repræsentanter for de tre ministerier og Statens Biblioteks Tjeneste (nu: Styrelsen for Bibliotek og Medier) samt biblioteksledere fra henholdsvis Statsbiblioteket, Danmarks Tekniske Videnscenter og Bibliotek, Risø Bibliotek og Roskilde Universitetsbibliotek.

Formål
Undersøgelsen skulle med udgangspunkt i forventede brugerbehov give ministerierne et overblik over denne udvikling, herunder en vurdering af de investeringer, der er forbundet med at gennemføre en sådan udvikling i løbet af 3-5 år. Resultatet af undersøgelsen skulle danne grundlag for ministeriernes planlægning af investeringerne i deres respektive forskningsbiblioteker, og den var berammet til at foreligge december 1996.
Undersøgelsen kan ses på baggrund af regeringens IT-politiske handlingsplan 1996 (Info-samfundet for alle - den danske model, Forskningsministeriet, april 1996). Denne undersøgelse omfattede specielt to punkter af betydning for undersøgelsen, nemlig Initiativ 1.7: "Kulturnet Danmark" og Initiativ 10.3: "Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek". Regeringens IT-politiske handlingsplan dannede således et fælles udgangspunkt for forskningsbibliotekernes IT-udvikling, uanset hvilket ministerium de enkelte biblioteker hørte ind under.

Undersøgelsesopgaven
Idéen var at etablere "Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek" via et netværk af samarbejdende, elektroniske forskningsbiblioteker. Videreudviklingen af det elektroniske forskningsbibliotek skulle derfor sikre en fornuftig afvejning mellem det enkelte biblioteks mulighed for at fastlægge sin egen udvikling og hensynet til, at biblioteket kunne indgå som aktivt led i det fælles netværk, der skal udgøre "Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek".

Udvikling af Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek
For at kunne etablere Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek var der brug for en nærmere beskrivelse af såvel kravene til det netværk, der kæder forskningsbibliotekerne hhv. videnscentrene sammen med hinanden og det omgivende miljø, som af kravene til de enkelte forskningsbiblioteker og videnscentre. Undersøgelsen skulle derfor med udgangspunkt i brugernes forventede behov frembringe

• en referencemodel for det elektroniske forskningsbibliotek omfattende de væsentligste elektroniske funktioner (services) som må forudses udført (udbudt) af det enkelte forskningsbibliotek incl. den tilhørende netværksstruktur
• hovedelementerne i den teknologi, som danner grundlaget for disse funktioner og services på det enkelte forskningsbibliotek, og i den struktur, som binder disse elektroniske forskningsbiblioteker sammen med hinanden og med øvrige interessenter
• migrationsstrategi - modeller for migreringen på de enkelte biblioteker og en skitseplan for migreringen af infrastrukturen

Undersøgelsen blev baseret på baggrundsinformation produceret af de tre ministeriers forskningsbiblioteker, ligesom der blev lagt vægt på inddragelse af internationale erfaringer og teknologisk ekspertise.

Resultat
Resultatet af undersøgelsen blev udformet som et "referencekoncept" bestående af et spektrum af strategier og kravspecifikationer for løsninger af de forskellige funktioner og services med tilhørende tekniske vurderinger, anbefalinger og standarder.
Det tværministerielle udvalg fandt det vigtigt, at den fremtidige IT-udvikling på det elektroniske forskningsbibliotek medvirker til:

• at sikre et samlet system, som opfylder brugernes behov enkelt og effektivt
• at det enkelte bibliotek ikke unødigt begrænses i sin frihed til at udforme funktioner og vælge teknologi
• at det fremtidige samlede system af elektroniske forskningsbiblioteker på en smidig måde indgår i såvel forskningens og undervisningens infrastruktur som det øvrige biblioteksvæsen - nationalt og internationalt
• at de elektroniske forskningsbiblioteker bliver let tilgængelige for forskningsverdenen og offentligheden og hermed for mange forskellige brugermiljøer - nationalt og internationalt.

Udvalget blev sammensat således:
Direktør Jens Thorhauge, Biblioteksstyrelsen (formand)
Direktør Niels Mark, Statsbiblioteket
Overbibliotekar Birgit Pedersen, Risø
Kst. centerleder Lars Bjørnshauge, DTV
Konsulent Hanne Marie Kværndrup (sekretær)

Arbejdet afsluttedes med en rapport senest 13. februar 1998.
Ligeledes i oktober blev den organisatoriske struktur for DEF fastlagt. Den struktur omfatter et Koordinationsudvalg og en Styregruppe. I Koordinationsudvalget har hver af de tre ministerier tre medlemmer og Biblioteksstyrelsen har to. Endvidere deltager Styregruppens formand.

Styregruppens sammensætning aftaltes således:
Et medlem indstillet af Rektorkollegiet
Et medlem indstillet af SEDIRK
Et medlem indstillet af Forskningsbibliotekernes Chefkollegium
Et medlem udpeget af Forskningsministeriet
Et medlem udpeget af Kulturministeriet
Et medlem udpeget af Undervisningsministeriet
Forskningsforum indstiller to medlemmer, der repræsenterer slutbrugerne inden for hhv. den offentlige og den private sektor
Et bibliotekskyndigt medlem indstillet af Biblioteksstyrelsen

Det besluttedes endvidere at udnævne direktør Niels Christian Nielsen, Danmarks Teknologiske Institut, til formand for Styregruppen. Biblioteksstyrelsen blev tilknyttet Styregruppen som sekretariat og havde til opgave at betjene Styregruppen og forestå det udførende arbejde for Styregruppen i forbindelse med projektets gennemførelse.Koordinationsudvalget skulle fastlægge de overordnede rammer for projektets gennemførelse i årene 1997 - 2002 og herunder rammerne for styregruppens opgaver.

Inden for disse rammer havde Styregruppen ansvaret for igangsættelsen og gennemførelsen af de tværinstitutionelle udviklingsprojekter og andre initiativer, der var nødvendige for at gennemføre det samlede projekt.
I forbindelse med behandlingen i Folketinget af forslaget til finanslov for 1998 blev regeringens forslag om at disponere 200 mio. kr. til realisering af DEF vedtaget. Udpegningen af medlemmerne til Styregruppen blev forberedt i december 1997 og den endelige udpegning fandt sted i januar 1998.

DEF-projektets opstart
DEF-Styregruppen blev nedsat i januar 1998 og et opstartmøde blev holdt den 27. februar 1998. Efterfølgende havde styregruppen i alt 6 møder i perioden marts - september 1998, hvor hovedopgaverne har været fordelt på 3 områder:

• Konceptudvikling, strategi, budget og handlingsplan
• Nationale licenser
• Biblioteksinfrastrukturen specielt de 3 udbudsbiblioteker

Resultatet af de første 9 måneders arbejde var et overordnet koncept for DEF-projektet inklusive en overordnet strategi med tilhørende budget. Dette dannede grundlaget for udarbejdelse af handlingsplanen, som løbende bearbejdes og udvikles. Handlingsplanen er styrende for sekretariatets arbejde og aktiviteter.
I forsommeren blev der gennemført 3 udbudsforretninger på henholdsvis Det Kongelige Bibliotek (KB), Statsbiblioteket (SB) og Odense Universitetsbibliotek (OUB). Det resulterede i indgåelse af kontrakt på levering af nye bibliotekssystemer, hvor OUB valgte Horizon fra leverandøren Dynix GmbH.

1998
Resultatet af de første 9 måneders arbejde var et overordnet koncept for DEF-projektet omfattende DEF-visionen, DEF strategien og udviklingsplan med tilhørende budget for DEF's fremtidige hovedindsatsområder som beskrevet i konsulentrapporten Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek. På baggrund heraf udarbejdede sekretariatet den første detaljerede handlingsplan.

I oktober åbnede projektets hjemmeside www.deflink.dk som fremover skulle blive det centrale informationscenter for DEF projektet.

I december indkalder DEF de første forslag til projekter inden for de strategiske indsatsområder og på baggrund af principper for en tilskudspolitik.

PowerPoint præsentation af DEFFs historie kan downloades herunder.